Penulis : Sesilia Sophia Kadita

 

Pekerjaan menumpuk? Satu pekerjaan belum selesai sudah ada pekerjaan lain lagi? Kamu merasa stres dengan segala deadline? Itu artinya kamu harus mulai melakukan manajemen waktu.

Ketika dilanda banyak pekerjaan sekaligus, kamu merasa bahwa 24 jam dalam sehari rasanya sangat kurang. Apakah tidak pernah terpikirkan bahwa sebenarnya bisa jadi manajemen waktumu yang salah? Jika kamu memiliki manajemen waktu yang baik, kamu dapat terhindar dari stres akibat pekerjaan. Nah, berikut terangkum bagaimana tips untuk manajemen waktu sehingga dapat efektif dan efisien.

 

Buat To-Do List

(Sumber: forbes.com)

Ada satu waktu ketika sedang mengerjakan sesuatu, tiba-tiba terpikir kamu memiliki deadline lain untuk besok, kemudian teringat lagi masih ada tugas untuk minggu depan namun membutuhkan waktu lama mengerjakannya. Pada akhirnya kamu menjadi tidak fokus untuk mengerjakan tugasmu pada hari itu dan stres sendiri memikirkannya. Daripada kamu mengingatnya secara abstrak dan tidak berurut, lebih baik kamu membuat daftar jadwal yang harus dilakukan alias to do list.

Kamu pasti memiliki jadwal berbeda yang harus dilakukan atau dikerjakan setiap harinya. Cara pertama untuk manajemen waktu adalah dengan menuliskan jadwal tersebut entah dalam jadwal bulanan, mingguan, atau harian. Jika kamu tidak menuliskan jadwalmu, bisa jadi ada saja satu hal yang mungkin terlewatkan. Kamu pasti tidak menginginkan itu, bukan?

Tuliskan apa hal yang harus kamu lakukan, kapan akan mengerjakannya, dan kapan deadline-nya segera setelah kamu mendapatkan tugas tersebut. Hal ini bertujuan untuk menghindari jadwal yang terlewat dan kamu bisa mengatur waktu kapan saja akan melakukannya.

Menentukan Skala Prioritas

 

Kamu sudah menyusun to do list namun ternyata banyak jadwalmu yang menumpuk? Itu artinya kamu harus membuat skala prioritas. Kamu bisa mengikuti metode Eisenhower yang membagi skala prioritas dilihat dari penting dan urgensinya. Kamu bisa menentukan label ‘mendesak’ dilihat dari tugas mana dengan deadline terdekat, dan label ‘penting’ dilihat dari konsekuensi apa yang akan kamu terima ketika jadwal tersebut tidak terselesaikan.

(Sumber: erekrut.com)

Setelah memberi label penting dan mendesak, kamu dapat mengelompokkannya menjadi empat bagian yaitu; penting & mendesak, penting & tidak mendesak, tidak penting & mendesak, dan tidak penting & tidak mendesak. Hasilnya, kamu akan tahu pekerjaan mana saja yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

Berdasarkan metode Eisenhower kamu perlu mengerjakan terlebih dahulu jadwal dalam kelompok penting & mendesak. Pekerjaan dalam kelompok penting & tidak mendesak dapat kamu kerjakan pada waktu senggang. Jika kamu memiliki tugas dalam kelompok tidak penting & mendesak, kamu dapat menjadwalkannya ulang atau mendelegasikannya pada orang lain. Sedangkan untuk pekerjaan dalam kelompok tidak penting & tidak mendesak lebih baik dihindari karena tidak berkontribusi bahkan menghambat produktivitas.

 

Menargetkan Diri Sendiri

(Sumber: kompas.com)

Kamu memang memiliki deadline tersendiri untuk tugas sekolah/kuliah atau pekerjaan kantor, namun akan lebih baik kalau kamu juga membuat deadline dirimu sendiri. misalnya, kamu memiliki pekerjaan yang harus diserahkan minggu depan. Setelah kamu lihat ternyata pekerjaan tersebut bisa diselesaikan dalam waktu lebih cepat. Maka dari itu kamu menargetkan pekerjaan tersebut untuk selesai di tiga hari ke depan.

Menetapkan deadline diri sendiri memungkinkan kamu untuk memiliki waktu luang lebih yang bisa kamu gunakan untuk mengerjakan jadwal lain, atau bahkan untuk relaksasi. Memiliki deadline target sendiri juga memaksimalkan efisiensi waktu. Pekerjaan akan lebih baik bila selesai lebih awal daripada harus dikejar-kejar jadwal dan akhirnya tidak selesai.

 

Jangan Menunda Pekerjaan

(Sumber: tirto.id)

Kamu sudah memiliki to do list, kamu sudah membuat skala prioritas, bahkan kamu juga sudah menargetkan diri sendiri untuk memiliki deadline lebih cepat. Namun jika kamu pada akhirnya menunda-nunda pekerjaan, tetap saja semua yang kamu lakukan akan sia-sia. Kamu harus mengerjakannya sesuai jadwal yang telah kamu buat. Jika tidak, jadwalmu akan menumpuk satu sama lain dan tidak akan selesai.

Jangan tergoda dengan “Ah, masih lama deadline-nya” atau “Nanti aja, deh”. Kamu mungkin berencana untuk menundanya hanya lima menit. Namun bisa jadi ketika kamu terus mencari-cari alasan untuk menunda, kamu sudah kehilangan banyak waktu dan menyesal. Waktu tidak bisa diputar kembali, jadi yuk kerjakan selagi masih ada waktu.

 

Hindari Hal yang Membuat Tidak Fokus

(Sumber: alodokter.com)

*Ting* ada pesan masuk. Kamu yang sedang larut mengerjakan sesuatu refleks untuk mengecek HP dan melihat isinya. Sekalian kamu membuka media sosial atau browsing, hitung-hitung refreshing. Loh, kok sudah terlewat satu jam? Kamu pernah mengalami kejadian seperti ini? Niat hati hanya ingin mengecek pesan masuk, justru keterusan membuka yang lain. Mungkin terlihat kecil namun ternyata membuat fokus dan konsentrasi buyar.

Fokus hilang tidak hanya dari faktor internal dirimu sendiri, bisa jadi karena ada hal-hal di luar kendali. Misalnya kamu sedang fokus mengerjakan tugas, tiba-tiba tetangga menyetel lagu yang sangat keras hingga terdengar sampai rumahmu. Akhirnya kamu pun kehilangan fokus dan justru emosi ketika mengerjakannya.

Sebaiknya kamu menghindari hal-hal di sekitar yang membuatmu menjadi tidak fokus. Jika faktor yang membuatmu tidak fokus adalah faktor internal, maka kamu harus memantapkan diri untuk segera menyelesaikannya. Jika faktornya adalah eksternal, maka kamu perlu mencari tempat yang nyaman untuk bekerja. Kamu tidak bisa memaksakan fokusmu, tapi kamu bisa menciptakan suasana yang mendukung fokus.

Sediakan Waktu untuk Istirahat

(Sumber: kompas.com)

Seberapapun banyaknya tugas atau hal yang harus kamu lakukan, jangan lupa untuk istirahat. Kamu sudah melakukan manajemen waktu dengan sangat baik, namun kamu tidak boleh melupakan kebutuhan diri sendiri. Ketika kamu memiliki manajemen waktu yang baik, kamu juga perlu menyelipkan waktu istirahat dalam daftar to do list.

Manajemen waktu yang baik dapat menghindarkan diri dari kelelahan berlebih yang dapat menimbulkan stres. Kamu dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karena adanya manajemen waktu. Manajemen waktu yang kamu miliki sekarang atau yang akan kamu buat bisa saja berubah dan perlu improvisasi sesuai dengan pekerjaan yang terus berganti.

Ingat, waktu tidak dapat diulang sehingga kamu harus mengatur waktu sebaik mungkin untuk dapat menyelesaikan semua pekerjaan yang menanti, dan juga dengan tidak melupakan kebutuhan pribadi. Yuk, atur manajemen waktu dengan sebaik mungkin supaya kamu bisa tetap produktif dan terhindar dari stres karena pekerjaan!

 

 

Sumber:

Juwita, Maria. 26 Februari 2019. Cara Menyusun Skala Prioritas Ketika Semua Pekerjaan Terasa Urgent. https://glints.com/id/lowongan/cara-menyusun-skala-prioritas/#.X2mvrBAzbIU (Diakses pada 22 September 2020 pukul 15.49)

Rahayu, Mutia Isni. 23 November 2017. 8 Tips Manajemen Waktu yang Lebih Efektif. https://glints.com/id/lowongan/tips-untuk-manajemen-waktu/#.X2l-URAzbIU (Diakses pada 22 September 2020 pukul 17.30)

Tohir. 24 September 2019. 35 Tips dan Strategi Waktu Agar Produktif. https://jadikaryawan.com/tips-manajemen-waktu-agar-produktif-dalam-bekerja (Diakses pada 22 September 2020 pukul 14.43)